¿Cuáles son los informes anuales de la administración de PH?

Los informes anuales permiten a los propietarios conocer cómo la junta directiva y el administrador han gestionado los ingresos y egresos correspondientes a un determinado PH.

Las leyes de Propiedad Horizontal establecen que anualmente se debe realizar la convocatoria a una Asamblea de Propietarios, dónde los administradores tienen la obligación de incluir un informe de ejecución presupuestal apegándose a las características del régimen de la propiedad horizontal.

Recordemos que el administrador es una figura elegida por la Junta Directiva, lo que significa que este cumple dentro del PH con el papel de mandatario. Dentro del Capítulo II (De las obligaciones del mandatario) del Código Civil panameño, encontramos su artículo 1411 el cual señala que “Todo mandatario está obligado a dar cuenta de sus operaciones y a abonar al mandante cuanto haya recibido en virtud del mandato, aun cuando lo recibido no se debiera al segundo”.

Todo apunta a que el administrador es el único a quien le corresponde tanto la elaboración del presupuesto para el año fiscal vigente como la rendición de cuentas sobre la gestión de los gastos derivados de un PH, este último se realiza mediante un informe que englobe lo concerniente a la administración de fondos anuales bajo su mandato.

Para que el informe de ejecución presupuestal tenga validez debe exponerse ante la reunión anual de la Asamblea de Propietarios, o en su defecto, por medio de una reunión extraordinaria de Asamblea de Propietarios convocada exclusivamente para tal fin; allí los propietarios podrán decidir si dicha rendición es aceptada o negada en cumplimiento del quórum requerido para esta causa. Por su parte, la proyección del presupuesto debe ser considerada previamente por la Junta Directiva para luego ser presentada frente a la Asamblea de Propietarios, quienes tendrán la potestad de decidir si ésta es aprobada o rechazada.

¿Quién determina la proyección del presupuesto?

Aunque el administrador elabora el presupuesto generalmente suele guiarse por las pautas de mejoramiento, inversión y necesidades que hayan sido expresadas por la Asamblea de propietarios.

En tal sentido, el administrador no necesariamente es el que elige lo que lleva o no el presupuesto, sino que se apega a las instrucciones previamente dictadas por la Asamblea.

¿Qué tipo de información debe incluir un informe de rendición de cuentas anual?

Como todo documento de carácter legal, el informe de ejecución presupuestal debe cumplir con una estructura formal y ciertas características específicas expresando lo siguiente:

Fecha completa.
Nombre a quien va dirigido (Asamblea de Propietarios de PH…).
Ciudad.
Introducción donde se indique que el presente documento corresponde al informe de gestión de un determinado año.
Análisis general de las cuentas con su descripción (ingresos totales, gastos, activos, entre otros).
Todas las demás situaciones acontecidas en el ámbito económico que se consideren de importancia durante el ejercicio administrativo.
Firma del administrador responsable del informe de gestión.

Es sumamente importante que el informe de gestión anual y el presupuesto sean elaborados con un lenguaje fluido que permita a los propietarios comprender cada uno de los puntos allí expresados.